Privacybeleid — smart-io

Status: AI-concept — geen juridisch advies; niet door een advocaat gecontroleerd.
Product: smart-io (handelsnaam; exploitant: Smartio, Apeldoorn, eenmanszaak, KvK 88025675, btw-id NL004526686B93)
Laatst bijgewerkt: concept 2026-10-28

Dit beleid legt in begrijpelijke taal uit welke persoonsgegevens we verwerken bij smart-io, waarom, en welke rechten je hebt onder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en toepasselijk Nederlands recht.

1. Verantwoordelijke

Smartio, Apeldoorn (eenmanszaak)
Handelsnaam: smart-io
KvK: 88025675 · btw-id: NL004526686B93
Contact privacy: [volgt: e-mail privacy@…]

Smartio is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die we voor de smart-io-dienst zelf verwerken (accounts van klantmedewerkers, facturatie waar van toepassing, lookup-logs, beveiliging).

Wanneer een B2B-klant via smart-io persoonsgegevens van anderen (bijv. eindgebruikers of patiënten) zou laten verwerken, treedt Smartio in beginsel op als verwerker en de klant als verwerkingsverantwoordelijke. Zie dan de verwerkersovereenkomst. [OPEN] of/wanneer die situatie voorkomt — smart-io is opgezet zonder patiënt-BSN of patiëntnamen.

2. Voor wie dit geldt

smart-io is gericht op professionele / B2B-gebruikers (medewerkers of contactpersonen van zorgorganisaties en vergelijkbare organisaties). We beogen geen verwerking van patiënt-BSN of patiëntnamen via de lookup.

3. Welke gegevens

3.1 Account / abonnement

Bijvoorbeeld: naam, zakelijk e-mailadres, organisatienaam, functie, wachtwoord (gehashed), rol/licentie, tijdstempel van voorwaarden-/disclaimer-acceptatie.

3.2 Facturatie (indien van toepassing)

Zakelijke factuurgegevens, PO-/ordernummer, betaalstatus. Geen creditcard-first: factuur/PO is het uitgangspunt. [VERIFY] exacte betaal-/factuurprovider.

3.3 Lookup-logs

Technische of inhoudelijke logs van zoekacties (bijv. zoektermtype, tijdstip, account-id), zonder BSN.
Bewaartermijn: 90 dagen, tenzij je eerder om wissen vraagt of bezwaar maakt en we daaraan tegemoetkomen; daarna verwijderen of anonimiseren.

3.4 Geen BSN

We vragen geen BSN. Zet geen BSN of patiëntnamen in zoekvelden. Komt per ongeluk toch zoiets binnen, dan streven we ernaar dit te wissen zodra we het opmerken. [VERIFY] technische filters.

3.5 Contactgegevens van derden (leveranciers / verzekeraars)

Op smart-io kunnen zakelijke contactgegevens van leveranciers of verzekeraars zichtbaar zijn (bron + datum). Dat zijn doorgaans gegevens die al openbaar of via de bron beschikbaar zijn. Wij gebruiken die om professionals te informeren, niet om die derden ongevraagd te benaderen namens jou.

3.6 Technische gegevens

IP-adres, browser/device-info, beveiligingslogs — voor zover nodig voor werking, beveiliging en misbruikpreventie. Zie ook de cookieverklaring.

4. Doelen en grondslagen

Exacte grondslagen per verwerking: [VERIFY] bij livegang / privacy-check.

5. Bewaartermijnen (voorstel)

• Accountgegevens: zolang het account/abonnement actief is, plus een redelijke periode daarna voor afronding / geschillen [OPEN: duur].
• Lookup-logs: 90 dagen (tenzij eerder wissen/bezwaar).
• Factuur-/administratiegegevens: wettelijke bewaartermijnen waar van toepassing [VERIFY].
• Correspondentie: zolang nodig voor de aanvraag/support en redelijke follow-up.

6. Delen met anderen / hosting

We verkopen geen persoonsgegevens. We kunnen gegevens delen met:

• Hosting: Vercel (applicatie-hosting);
• Database: een database gekoppeld aan de dienst [volgt: exacte DB-/platformnaam];
• overige IT-/supportleveranciers [volgt] die onder passende afspraken werken;
• adviseurs of autoriteiten als dat wettelijk verplicht is.

Verwerkers werken onder een verwerkersovereenkomst waar de AVG dat vereist.

7. Doorgifte buiten de EER

We claimen hier geen concrete doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte. Als hosting of een subverwerker buiten de EER gegevens verwerkt, zorgen we voor een passend mechanisme (bijv. adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen). [VERIFY] Vercel-/DB-regio en subverwerkers vóór livegang.

8. Jouw rechten

Je kunt verzoeken om: inzage, rectificatie, wissing, beperking, dataportabiliteit, en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang — voor zover de AVG die rechten toekent.
Ook kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Contact: [volgt: e-mail privacy@…]

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen (toegangsbeheer, versleuteling waar passend, logging, max. 1 sessie per gebruiker). Geen systeem is 100% veilig; meld vermoedelijke incidenten zo snel mogelijk via [volgt: support-/privacy-mail].

10. Kinderen

smart-io is niet gericht op kinderen of consumenten.

11. Wijzigingen

We kunnen dit beleid bijwerken. De datum bovenaan wordt aangepast; bij materiële wijzigingen informeren we waar redelijk.

Concept 2026-10-28. Laat privacy-/AVG-check meelopen vóór betalende of breed uitgerolde dienst.